São 8:30 da manhã e você está começando sua jornada de trabalho. Você abre o e-mail e recebe a notícia de que precisa fazer um relatório importante para entregar no final do dia. Então, você começa a preparar o material. Mas primeiro uma conferida rápida nas redes sociais, porque ninguém é de ferro, certo? Você decide retomar o relatório, mas antes, precisa contar para o seu colega de escritório a última que o seu cachorro aprontou. O relatório? Sim, voltamos a ele. Mas o telefone toca, e você atende. Daí chega a hora do almoço, mais uma olhada nas redes sociais, aquela sensação de que o relatório pode esperar mais um pouco, um outro e-mail, um cafezinho para dar ânimo, uma outra coisa e quando você se dá conta, já está em cima da hora de entregar o seu trabalho. Já aconteceu algo assim com você? Isso pode ser procrastinação!
A palavra é grande e complicada, mas quer dizer algo bem simples. Procrastinação é o famoso “daqui a pouco eu faço”. São aquelas coisas que a gente vai deixando para fazer depois porque parecem não ser tão urgentes, ou então porque parece que estamos sempre cheios de trabalho ou simplesmente não estamos com muita vontade de fazer, mesmo elas sendo necessárias. Vale ressaltar que nem sempre o procrastinador tem consciência de que está fazendo isso. Às vezes, ele acha que está fazendo tudo e não se dá conta de que não está fazendo basicamente nada. Inclusive, a procrastinação pode vir acompanhada de sintomas como cansaço mental, estresse ou desânimo.
Procrastinação é natural
O ato de deixar alguma coisa para fazer depois é natural no ser humano, e não é sinônimo de preguiça ou de falta de profissionalismo. Acontece que a nossa mente não é uma máquina, e às vezes precisa de descanso. Porém, quando a procrastinação começa a afetar o seu trabalho, aí sim é hora de ficar atento para algo mais grave.
É importante tentar descobrir de onde vem esse sentimento de “deixar para depois”. Você está recebendo demandas em excesso, há muita distração ao seu redor ou você simplesmente não está conseguindo gerenciar o seu tempo? Diante dessas perguntas e a depender das respostas, existem algumas atitudes que podem facilitar muito o seu dia a dia e evitar a procrastinação, aumentando a sua produtividade – e mesmo a da sua equipe. São elas:
Defina as atividades a serem feitas no dia
Você começa seu dia de trabalho com uma lista de tarefas para fazer bem definida ou vai fazendo conforme se lembra? Essa falta de organização das atividades é um dos principais fatores que levam à procrastinação. Isso porque já começa o trabalho sem uma visão bem definida do que deve ser feito ao longo do dia.
Uma boa dica é, ao final de cada jornada de trabalho, você anotar o que ficou pendente e criar uma listinha de tarefas para fazer no dia seguinte. Assim, quando você começar um novo dia, já vai saber o que precisa ser feito. E se novas demandas surgirem nesse meio tempo, não esqueça de anotá-las na sua lista de tarefas também. Nada de confiar só na memória!
Use o método Pomodoro
Criado por Francesco Cirillo, na Itália, o método Pomodoro ainda é campeão quando falamos em produtividade. Isso porque ele consiste em determinar um período de tempo em que você vai se dedicar às suas atividades sem nenhuma distração, alternando-o com intervalos para descanso. Inclusive, a gente já falou sobre esse método aqui e ensinou a aplicá-lo no seu dia a dia. Ele serve tanto para gerenciar tempo de estudos, de trabalho e até mesmo os afazeres domésticos. Simples e eficiente, o método Pomodoro não requer nenhum grande investimento, somente um timer e a vontade de se manter focado por um período e descansar em outro.
Evite distrações
Atualmente, carregamos na palma da mão um dos maiores responsáveis pelos nossos estresses do dia a dia. Sim, o nosso amigo smartphone é ao mesmo tempo aliado e vilão. Afinal, ele nos ajuda muito a resolver várias situações do dia a dia, mas suas notificações são verdadeiros gatilhos de ansiedade.
Vamos combinar que é difícil se manter focado no trabalho após sentir que chegou uma nova notificação, não é mesmo? Então, procure desligar as notificações enquanto estiver no horário de trabalho. Ou, pelo menos no período de foco do método Pomodoro. Assim você consegue ser mais produtivo e ainda diminui a carga de estresse e ansiedade que as notificações trazem para sua mente.
Seja realista com tempo
Não adianta achar que você vai conseguir resolver três meses de atividades acumuladas em apenas dois dias. Você precisa ser realista com o seu gerenciamento de tempo e com os prazos que você dá a si mesmo e aos outros para execução das tarefas. É necessário, sim, estabelecer prazos para o cumprimento das atividades, mas é igualmente importante que esses prazos sejam realistas.
Estipular prazos ajuda ainda a saber como anda a procrastinação no seu trabalho. É fácil afirmar que, se uma tarefa que poderia facilmente ser realizada em 2 horas levou o dia inteiro para ser feita, é porque houve um excesso de procrastinação. Mas também é preciso avaliar se realmente esse trabalho podia ser feito no prazo que foi estipulado ou não.
Dizer que uma equipe está procrastinando ou afirmar que determinado funcionário é preguiçoso deve ser evitado a todo custo. Isso porque o ritmo de trabalho de cada pessoa é diferente e o importante é que as atividades sejam cumpridas no final. Mas se você acha que a sua produtividade está caindo e que a procrastinação pode ter a ver com isso talvez seja hora de rever as demandas, a avaliação dos prazos e, claro, manter uma conversa honesta com sua equipe. Afinal, todos merecem a pausa para o cafezinho, não é mesmo?